E-Rechnung in WooCommerce einrichten — bevor die Frist es erzwingt

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt: Empfangen können müssen alle deutschen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen bereits seit dem

1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz — ab dem
2. Januar 2028 dann alle. Die Pflicht gilt nur für B2B-Umsätze; verlangt ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr.

„Mein Shop verkauft an Privatkunden” schützt nur halb: Sobald ein Geschäftskunde bestellt — der Wiederverkäufer, die Firma, die zehn Stück ordert — ist es ein B2B-Umsatz. Deshalb beginnt die Umstellung nicht beim Rechnungs-Plugin, sondern im Checkout.

Schritt 1: B2B-Erkennung im Checkout

Der Shop muss wissen, wann er es mit einem Unternehmen zu tun hat. Der praktikable Weg ist ein USt-IdNr.-Feld im Checkout (plus Firmenfeld): Wer eine gültige USt-IdNr. angibt, ist als Geschäftskunde erfasst — die Bestellung bekommt eine E-Rechnung, und die Rechnungsdaten enthalten die nötigen Angaben. Ohne diese Erkennung produziert auch das beste Rechnungs-Plugin für B2B-Bestellungen nur ein gewöhnliches PDF.

Schritt 2: Das passende Plugin auswählen

Bei der Auswahl zählen drei Kriterien:

1. Formate: Das Plugin muss ZUGFeRD und/oder XRechnung erzeugen — je nachdem, was Ihre Geschäftskunden verlangen. ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Strukturdaten) ist im Shop-Alltag der gängige Start.
2. EN 16931: Die erzeugten Rechnungen müssen der Norm entsprechen — das ist der Standard, gegen den validiert wird. Steht das nicht klar in der Plugin-Beschreibung, weiterziehen.
3. Aktive Pflege: Formatvorgaben ändern sich. Ein Plugin, dessen letztes Update über ein Jahr zurückliegt, ist für eine Pflichtaufgabe die falsche Basis.

Schritt 3: Testen mit echter Validierung

„Sieht gut aus” reicht bei strukturierten Rechnungen nicht — entscheidend ist, was in den maschinenlesbaren Daten steht:

1. Testbestellung als Geschäftskunde mit USt-IdNr. durchführen
2. Erzeugte Rechnung gegen den offiziellen Prüfstandard validieren — erst ein bestandener Validierungslauf belegt, dass die Rechnung EN-16931-konform ist
3. Fehlerliste abarbeiten: Meist fehlen einzelne Pflichtfelder wie Leistungsdatum, Steuernummern oder Käuferangaben
4. Wiederholen, bis die Validierung ohne Fehler durchläuft — und den Testfall aufheben für spätere Plugin-Updates

Nicht vergessen: die Empfangs-Seite

Die Empfangspflicht gilt schon seit Anfang 2025 — auch für Ihre eigenen Eingangsrechnungen. Klären Sie, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken und womit Sie XRechnung/ZUGFeRD lesen und archivieren. Wie sich das in Ihre Buchhaltungsprozesse einfügt und welche Aufbewahrungspflichten gelten, klärt Ihre Steuerberatung.

Wer 2026 umstellt, testet in Ruhe. Wer bis Ende 2027 wartet, macht es unter Zeitdruck neben dem Weihnachtsgeschäft.

Wenn Sie das lieber abgeben

Die E-Rechnung für WooCommerce (299 € Festpreis) richtet genau das ein: B2B-Erkennung mit USt-IdNr.-Prüfung im Checkout, ZUGFeRD-/XRechnung-Ausgabe über ein gepflegtes Plugin, Validierung gegen EN 16931 mit echten Testbestellungen — und ein Empfangs-Check ist mit dabei.