E-Rechnungspflicht: Die Fristen stehen — und treffen auch Shops, die sich für B2C halten

Worum es geht

Deutschland stellt die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) auf strukturierte elektronische Rechnungen um. Ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr — verlangt ist ein maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht kommt gestaffelt:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Stufe gilt bereits — unabhängig von Größe und Umsatz.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen.

„Betrifft mich nicht, ich verkaufe an Privatkunden”

Das ist die häufigste — und trügerischste — Selbstberuhigung. Richtig ist: Die Pflicht gilt nur für B2B, reine Verbrauchergeschäfte (B2C) sind nicht betroffen. Aber: Sobald ein Geschäftskunde bestellt, ist es ein B2B-Umsatz. Der Wiederverkäufer, der bei Ihnen einkauft. Die Firma, die zehn Stück für das Büro ordert. Die Selbstständige, die auf Firmenrechnung bestellt. Kaum ein Shop kann ausschließen, dass so etwas vorkommt — und genau dann greift die Ausstellungspflicht für diese Rechnung.

Das eigentliche Problem ist deshalb selten das Format, sondern die Erkennung: Die meisten WooCommerce-Checkouts unterscheiden gar nicht sauber zwischen Privat- und Geschäftskunden. Ohne Firmenfeld und USt-IdNr.-Abfrage wissen Sie schlicht nicht, welche Ihrer Bestellungen B2B sind.

Bin ich betroffen? Der Selbsttest

1. Empfang: Könnten Sie heute eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung eines Lieferanten annehmen und verarbeiten? Das ist seit Anfang 2025 Pflicht — für jedes Unternehmen, auch Ihres.
2. Kundschaft: Bestellen — auch nur gelegentlich — Firmen, Selbstständige oder Wiederverkäufer bei Ihnen? Dann haben Sie B2B-Umsätze.
3. Umsatz: Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht für Sie schon ab dem 1. Januar 2027, sonst ab 2028.
4. Checkout: Erkennt Ihr Shop Geschäftskunden — gibt es ein Firmenfeld und eine USt-IdNr.-Abfrage? Wenn nein, fehlt die Grundlage für alles Weitere.

Was passiert, wenn ich nichts tue

Die Fristen verschieben sich nicht dadurch, dass man sie ignoriert. Wer bis Ende 2027 wartet, macht die Umstellung unter Zeitdruck neben dem Weihnachtsgeschäft — mit Plugin-Auswahl, Testbestellungen und Validierung im Hauruck-Verfahren. Und die Empfangspflicht verletzen Sie womöglich heute schon, wenn Lieferanten Ihnen E-Rechnungen schicken wollen und Ihr Prozess sie nicht verarbeiten kann. Wie sich das steuerlich im Einzelfall auswirkt, ist eine Frage an Ihre Steuerberatung — die Technik im Shop lässt sich davon unabhängig in Ordnung bringen.

Was Sie sofort selbst tun können

1. Empfang klären: Mit Ihrer Steuerberatung bzw. Buchhaltung festlegen, wo eingehende E-Rechnungen ankommen und wie sie verarbeitet werden.
2. B2B-Erkennung einbauen: Firmenfeld und USt-IdNr.-Abfrage im Checkout ergänzen — ohne diese Daten lässt sich keine korrekte E-Rechnung erzeugen.
3. Rechnungsweg prüfen: Welches Plugin erzeugt heute Ihre Rechnungen, und kann es ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben? Viele ältere Setups können es nicht.
4. Testlauf machen: Eine Testbestellung als Geschäftskunde durchspielen und die erzeugte Rechnung prüfen — besser jetzt in Ruhe als 2027 unter Druck.

Unser Angebot

Die E-Rechnung für WooCommerce für 299 € Festpreis macht Ihren Shop E-Rechnungs-fähig: B2B-Erkennung im Checkout mit Firmenfeld und USt-IdNr.-Prüfung, ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Ausgabe über ein gepflegtes Plugin, Validierung der erzeugten Rechnungen gegen EN 16931 mit echten Testbestellungen — plus Empfangs-Check, ob Ihr Posteingang für die schon geltende Empfangspflicht bereit ist. Die steuerliche Einordnung bleibt bei Ihrer Steuerberatung; wir liefern die funktionierende Technik.