E-Rechnung für Kleinunternehmer: Ausstellen nein, empfangen ja — Stand Oktober 2026

Ein Einzelunternehmer mit Webshop schreibt seine Rechnungen bisher als PDF und fragt sich, ob das 2026 noch reicht. Für Kleinunternehmer reicht es, solange der Umsatz unter den Grenzen des § 19 UStG bleibt. Offen ist meist nur der Empfang: Ein Lieferant kann Ihnen schon heute eine XML-Rechnung schicken. Stand der geprüften Quellen: 16.10.2026 (BMF-FAQ, Stand März 2026). Die Fragen „Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?“ und „Reicht ein PDF?“ beantwortet auch die Produktseite im FAQ-Teil, hier steht die Langfassung mit Wortlaut.

Die Fristen im Überblick

Quellen und Wortlaut: § 27 Absatz 38 UStG, BMF-FAQ, Fragen 4 und 11. Die Tabelle fasst zusammen, sie ersetzt nicht den Wortlaut unten.

Schritt für Schritt: Das tun Sie jetzt als Kleinunternehmer

1. Selbsttest oben durchgehen. Er beantwortet „Muss ich ausstellen oder empfangen?“ für Ihren Fall.
2. Empfang sicherstellen. Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten Rechnungen schicken, und mit dem E-Rechnungs-Check sehen Sie in vier Angaben, ab wann Sie ausstellen müssten.
3. Betrachter bereithalten. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Bildteil. Ein Betrachter zeigt sie lesbar an, der ELSTER-Viewer ist laut BMF-FAQ eine Möglichkeit.
4. Aufbewahren. Bewahren Sie eingehende E-Rechnungen so auf, dass der strukturierte Teil unversehrt im Originalformat vorliegt, nicht nur als Ausdruck. Die Frist beträgt acht Jahre (Wortlaut unten).
5. Rechnungen richtig kennzeichnen. Ihre eigene Rechnung braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, auch wenn sie automatisch aus dem Shop kommt.
6. Umsatz im Blick behalten. Nähern Sie sich 100.000 Euro im laufenden Jahr, oder planen Sie die Regelbesteuerung, richten Sie die E-Rechnung vorher ein.

Die Falle für Shops: Firma bestellt, Sie sind (noch) Kleinunternehmer

Solange Sie Kleinunternehmer sind, darf die Rechnung an eine Firma auch über 250 Euro ein PDF bleiben (§ 34a UStDV, laut BMF „immer“, Wortlaut in den Belegen). Die Falle beginnt mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung: Dann verlangt § 14 Absatz 2 UStG bei Leistungen an andere Unternehmer eine elektronische Rechnung, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind, und nur bis 250 Euro Gesamtbetrag bleibt die sonstige Rechnung immer möglich (§ 33 UStDV). Die üblichen Rechnungs-Plugins für WooCommerce erzeugen PDFs. Nach dem Wechsel muss der Shop Firmenkunden erkennen und eine strukturierte Datei erzeugen. Wie das technisch geht, steht in E-Rechnung in WooCommerce einrichten, den Überblick zu Pflicht und Fristen gibt die Infoseite E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungen empfangen: Was das im Alltag heißt

Die Regeln zur E-Rechnung gelten laut Bundesfinanzministerium „auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer […] ist“. Wann die erste E-Rechnung kommt, hängt also nicht von Ihrem Status ab, sondern von der Übergangsfrist Ihres Lieferanten.

Wann die erste E-Rechnung bei Ihnen ankommt

• Schon heute: Ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken. Ihre Zustimmung braucht er dafür laut BMF nicht.
• Ab 2027: Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ausstellen.
• Ab 2028: alle übrigen Lieferanten außer Kleinunternehmern, für Rechnungen über 250 Euro.
• Auch an der Kasse: Barzahlung ändert nichts. Das BMF nennt den Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro.

Ein eigenes Postfach ist nicht nötig

Ihre bisherige Adresse genügt, Sie müssen dort nur auch nach XML-Anhängen sehen. Das BMF schreibt, beim Empfang per E-Mail sei „kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich“.

Kein Anspruch auf ein PDF

Können Sie eine E-Rechnung nicht öffnen, muss Ihnen der Lieferant kein PDF nachschicken. Wer die Annahme verweigert oder technisch nicht empfangen kann, hat laut BMF „kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“. Den Betrachter brauchen Sie deshalb, bevor die erste Datei kommt.

Welche Datei Sie bekommen und wie Sie sie lesen

Bei ZUGFeRD lohnt ein zweiter Blick: Weichen PDF-Ansicht und Datenteil voneinander ab, gilt der Datenteil (BMF-FAQ, Frage 12a). Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzeigen zu lassen.

Der Viewer der Finanzverwaltung liegt unter e-rechnung.elster.de. Die Seite nennt sich selbst „ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“ und arbeitet mit der XRechnung Version 3.0.1.

Eingangsrechnungen aufbewahren: Frist, Format, Ablage

Frist: Acht Jahre, aber nicht ab dem Rechnungsdatum. „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist“ (§ 14b Absatz 1 UStG). Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf.

Format: „Die Aufbewahrung einer Rechnung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen.“ Für Ihre Ablage heißt das:

1. Speichern Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF so, wie es angekommen ist.
2. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto aus dem Viewer ersetzt die Datei nicht.

Ablage im Postfach: Umsatzsteuerlich ist das laut BMF-FAQ regelmäßig kein Verstoß, auch außerhalb eines GoBD-konformen Systems. Das BMF stellt aber klar, dass Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften wie der Abgabenordnung „für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt“ bleiben. Ob Ihre Ablage auch dafür genügt, klärt Ihre Steuerberatung.

Ihre eigene Rechnung: Was § 34a UStDV verlangt und was nicht

Die Pflichtangaben stehen in den Fragen unten. Diese vier Punkte gehen darüber hinaus.

• Keine fortlaufende Nummer nötig: Laut BMF müssen Rechnungen von Kleinunternehmern „keine fortlaufende Nummer enthalten“.
• Der Hinweis darf einfach formuliert sein: Eine Angabe „in umgangssprachlicher Form ist ausreichend (z. B. ‚steuerfreier Kleinunternehmer‘)“, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet.
• Bis 250 Euro reicht die Kleinbetragsrechnung: § 34a UStDV lässt § 33 UStDV unberührt. Auch dann gilt: „muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer aufgenommen werden“.
• Keine Umsatzsteuer ausweisen: Weist ein Kleinunternehmer in einer Rechnung Steuer aus, wertet das BMF das als zu hohen Steuerausweis. Nach § 14c Absatz 1 UStG „schuldet er auch den Mehrbetrag“.

Prüfen Sie im Shop mit einer Testbestellung, dass die Rechnung keine Steuerzeile zeigt. Die Steuereinstellungen beschreibt WooCommerce-Shop starten.

Freiwillig eine E-Rechnung schicken

Sie dürfen E-Rechnungen ausstellen, auch wenn Sie nicht müssen. Für die drei üblichen Wege gilt laut BMF-Schreiben:

Die Zustimmung braucht kein Formular. Sie „kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen“, laut BMF auch über Ihre AGB.

Zwei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie umstellen:

1. Eine fehlerhafte Datei ist keine E-Rechnung. Erfüllt sie wegen Formatfehlern die Vorgaben nicht, ist sie eine sonstige Rechnung. Prüfen Sie erzeugte Dateien deshalb mit einer Validierung, so wie es E-Rechnung in WooCommerce einrichten beschreibt.
2. Verlangt ein Kunde eine E-Rechnung, ist das steuerlich keine Pflicht für Sie. Format und Weg sind laut BMF „zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären“.

Grenzfall: Wenn die Kleinunternehmerregelung endet

Endet die Kleinunternehmerregelung, endet auch die Ausnahme. Das kann auf drei Wegen passieren:

Das BMF rechnet vor: 80.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr, dann eine Bestellung über 40.000 Euro. Schon diese Bestellung „unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung“. Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Absatz 2 UStG), also nach Zahlungseingängen, nicht nach Bestellungen.

Welche Rechnung danach erlaubt ist

Nach dem Wechsel gelten die Übergangsfristen des § 27 Absatz 38 UStG wie für alle anderen:

• Umsätze bis Ende 2026: Die sonstige Rechnung bleibt für alle möglich, als PDF mit Zustimmung des Empfängers.
• Umsätze im Jahr 2027: Die sonstige Rechnung bleibt möglich, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag. Wer im Vorjahr durchgehend Kleinunternehmer war, lag bei höchstens 100.000 Euro (§ 19 Absatz 1 UStG).
• Umsätze ab 2028: Rechnungen an Unternehmen im Inland über 250 Euro müssen E-Rechnungen sein.

Ob das in Ihrem Fall so gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Was das für einen Onlineshop heißt

Im Shop kann eine einzelne Firmenbestellung den Wechsel auslösen. Ab dieser Bestellung gilt § 34a UStDV nicht mehr, denn er betrifft nur „Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 des Gesetzes steuerfrei sind“. Ab 2028 braucht die Rechnung an Firmen dann das Format der E-Rechnung. Mit dem E-Rechnungs-Check lesen Sie ab, welcher Stichtag dann für Sie gilt. Bereiten Sie den Shop vor, solange Sie noch unter der Grenze sind.

Wo Selbermachen aufhört – und was wir übernehmen

Allein schaffen Sie: Postfach festlegen, Betrachter einrichten, Rechnungen mit Hinweis auf § 19 UStG schreiben, mit dem E-Rechnungs-Check den Stichtag ablesen.

Zu viel wird es, wenn der Shop Firmenkunden erkennen und aus der Bestellung eine gültige XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument erzeugen soll, Pflichtangaben korrekt aus den Bestelldaten gefüllt und jede Datei validiert werden müssen. Dann richten wir die Technik zum Festpreis ein und prüfen die erzeugten Dateien: E-Rechnung für WooCommerce. Ob und ab wann Sie steuerlich ausstellen müssen, beantworten wir nicht, das klärt Ihre Steuerberatung.

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