Blog · 2. September 2026 · aktualisiert 2. Oktober 2026

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Ausstellen nein, empfangen ja — Stand Oktober 2026

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber seit 2025 empfangen können.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen, Ihre Rechnung darf immer eine sonstige Rechnung sein, etwa ein PDF (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Sobald Sie die Grenzen des § 19 UStG verlassen, gelten die normalen Regeln.

Selbsttest: Muss ich ausstellen oder empfangen?

Sind Sie Unternehmer im Inland, auch als Freiberufler oder Kleinunternehmer? Dann müssen Sie E-Rechnungen empfangen können.
Haben Sie ein E-Mail-Postfach, das Rechnungsanhänge annimmt, und eine Stelle, die XML-Dateien lesbar anzeigt (Betrachter, Buchhaltungsprogramm oder ELSTER-Viewer)? Wenn ja, ist der Empfang erledigt.
Liegt Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro, und wenden Sie § 19 UStG an? Dann müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen.
Stellen Sie Rechnungen nur an Privatkunden aus? Dann ist die Ausstellungspflicht ohnehin kein Thema, auch ohne Kleinunternehmer-Status.
Steht ein Wechsel zur Regelbesteuerung an, oder nähern Sie sich der Grenze von 100.000 Euro? Dann planen Sie die E-Rechnung jetzt mit ein.
Haben Sie einen WooCommerce-Shop, in dem Firmen bestellen und eine Rechnung verlangen? Dann prüfen Sie, was der Shop heute erzeugt.

Empfangen: Haken bei Frage 1 ohne Haken bei Frage 2 heißt, Sie müssen noch einen Betrachter einrichten. Ausstellen: Haken bei Frage 3 oder 4 heißt, Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen. Haken bei Frage 5 oder 6 heißt, Sie bereiten die Umstellung jetzt vor, solange keine Frist drückt. Den Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.

Ein Einzelunternehmer mit Webshop schreibt seine Rechnungen bisher als PDF und fragt sich, ob das 2026 noch reicht. Für Kleinunternehmer reicht es, solange der Umsatz unter den Grenzen des § 19 UStG bleibt. Offen ist meist nur der Empfang: Ein Lieferant kann Ihnen schon heute eine XML-Rechnung schicken. Stand der geprüften Quellen: 02.10.2026.

Die Fristen im Überblick

Zeitraum	Wer	Was
seit 1. Januar 2025	alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer	E-Rechnungen empfangen können
bis 31. Dezember 2026	alle	statt E-Rechnung darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden
bis 31. Dezember 2027	Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz	sonstige Rechnung bleibt erlaubt
danach	alle außer den gesetzlichen Ausnahmen	E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern (B2B)
ohne Frist	Kleinunternehmer nach § 34a UStDV, Privatkundengeschäft	keine Pflicht zur E-Rechnung

Quellen und Wortlaut: § 27 Absatz 38 UStG, BMF-FAQ, Fragen 4 und 11. Die Tabelle fasst zusammen, sie ersetzt nicht den Wortlaut unten.

Schritt für Schritt: Das tun Sie jetzt als Kleinunternehmer

Selbsttest oben durchgehen. Er beantwortet „Muss ich ausstellen oder empfangen?“ für Ihren Fall.
Empfang sicherstellen. Legen Sie fest, an welche Adresse Lieferanten Rechnungen schicken, und mit dem E-Rechnungs-Check sehen Sie in vier Angaben, ab wann Sie ausstellen müssten.
Betrachter bereithalten. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Bildteil. Ein Betrachter zeigt sie lesbar an, der ELSTER-Viewer ist laut BMF-FAQ eine Möglichkeit.
Aufbewahren. Bewahren Sie eingehende E-Rechnungen so auf, dass der strukturierte Teil unversehrt im Originalformat vorliegt, nicht nur als Ausdruck. Die Frist beträgt acht Jahre (Wortlaut unten).
Rechnungen richtig kennzeichnen. Ihre eigene Rechnung braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, auch wenn sie automatisch aus dem Shop kommt.
Umsatz im Blick behalten. Nähern Sie sich 100.000 Euro im laufenden Jahr, oder planen Sie die Regelbesteuerung, richten Sie die E-Rechnung vorher ein.

Die Falle für Shops: Firma bestellt, Sie sind (noch) Kleinunternehmer

Solange Sie Kleinunternehmer sind, darf die Rechnung an eine Firma ein PDF bleiben. Bis 250 Euro Gesamtbetrag darf die Rechnung ohnehin immer eine sonstige Rechnung bleiben (§ 33 Satz 4 UStDV). Danach nicht mehr: Bei Leistungen an andere Unternehmer verlangt § 14 Absatz 2 UStG eine elektronische Rechnung, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Ein WooCommerce-Shop erzeugt standardmäßig PDFs. Der Shop muss dann Firmenkunden erkennen und eine strukturierte Datei erzeugen. Wie das technisch geht, steht in E-Rechnung in WooCommerce einrichten, den Überblick zu Pflicht und Fristen gibt der Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Wo Selbermachen aufhört

Allein schaffen Sie: Postfach festlegen, Betrachter einrichten, Rechnungen mit Hinweis auf § 19 UStG schreiben, mit dem E-Rechnungs-Check den Stichtag für Ihren Fall ablesen.

Spätestens hier wird es für die meisten zu viel: wenn der Shop Firmenkunden erkennen und aus der Bestellung eine gültige XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument erzeugen soll, die Pflichtangaben aus den Bestelldaten korrekt gefüllt werden müssen und jede erzeugte Datei validiert werden soll. Die steuerliche Frage, ob und ab wann Sie ausstellen müssen, beantworten wir nicht. Die klärt Ihre Steuerberatung. Wir liefern die Technik.

Festpreis: E-Rechnung für Ihren WooCommerce-Shop

Wenn der Wechsel ansteht oder schon vollzogen ist, richten wir die Erkennung von Firmenkunden, die Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD und prüfen, ob Ihr Posteingang E-Rechnungen empfangen kann, zum Festpreis und mit Prüfung der erzeugten Dateien. Leistung, Preis und Ablauf: E-Rechnung für WooCommerce.

Belege

Belege: 16 Stellen mit Wortlaut (abgerufen am 02.10.2026)

Jede Rechtsaussage dieses Beitrags stützt sich auf diese Stellen. Wortlaut jeweils unverändert.

Aussage	Wortlaut	Quelle
Kleinunternehmer dürfen eine sonstige Rechnung nutzen	„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“	§ 34a UStDV
Pflichtangaben und Hinweis auf § 19	„das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“	§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV
Grenzen der Kleinunternehmerregelung	„wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet“	§ 19 Absatz 1 UStG
Übergang bis Ende 2026	„bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden“	§ 27 Absatz 38 Nr. 1 UStG
Übergang bis Ende 2027 bei bis zu 800.000 Euro	„bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“	§ 27 Absatz 38 Nr. 2 UStG
Kleinunternehmer: ausgenommen beim Ausstellen, nicht beim Empfangen	„Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen (siehe Frage 4), müssen aber dennoch in der Lage sein, E ‑ Rechnungen zu empfangen.“	BMF-FAQ, Frage 12, Stand März 2026
E-Mail-Postfach genügt	„Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.“	BMF-FAQ, Frage 8
Wechsel zur Regelbesteuerung	„Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.“	BMF-FAQ, Frage 4
Kleinunternehmer sind Unternehmer	„Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.“	BMF-FAQ, Frage 3
Privatkunden nicht betroffen	„Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.“	BMF-FAQ, Einleitung
XRechnung braucht einen Betrachter, ELSTER-Viewer	„Im Gegensatz zu E-Rechnungen im Format ZUGFeRD beinhalten XRechnungen keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer).“ und „Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar.“	BMF-FAQ, Frage 12a
Aufbewahrung acht Jahre, strukturierter Teil unversehrt	„Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.“	BMF-FAQ, Frage 13
Sonstige Rechnung, Zustimmung des Empfängers	„Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.“	§ 14 Absatz 1 Satz 4 und 5 UStG
PDF ist keine E-Rechnung mehr	„Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.“	BMF-FAQ, Frage 2
Pflicht bei Leistungen an Unternehmer	„für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland […] ansässig sind“	§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro darf immer sonstige Rechnung sein	„Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:“ und „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“	§ 33 UStDV

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?

Nein. Das Bundesfinanzministerium führt Leistungen von Kleinunternehmern ausdrücklich unter den Fällen, in denen eine sonstige Rechnung ausgestellt werden kann (§ 34a UStDV). Zum Wortlaut siehe die Belege am Ende dieser Seite.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen annehmen?

Ja. Laut BMF-FAQ (Frage 12) müssen Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach genügt (Frage 8). Weil eine reine XRechnung keine Bilddarstellung enthält, brauchen Sie in der Praxis einen Betrachter, die FAQ nennt dafür den ELSTER-Viewer und kostenlose Angebote (Frage 12a).

Reicht ein PDF als Rechnung für Kleinunternehmer?

Ja, als sonstige Rechnung nach § 34a UStDV, und zwar dauerhaft („immer“). Eine sonstige Rechnung ist laut § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier, ein einfaches PDF zählt dazu. Nach § 14 Absatz 1 Satz 5 UStG bedarf die elektronische Übermittlung der Zustimmung des Empfängers; fragen Sie im Zweifel kurz beim Kunden nach.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Mindestens Namen und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID oder Kleinunternehmer-ID, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a Satz 1 UStDV).

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmer-Grenze überschreite?

Dann sind Sie nicht mehr von § 19 Absatz 1 UStG erfasst. Die BMF-FAQ (Frage 4) sagt dazu: Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Welche Übergangsfrist für Sie gilt, hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab (§ 27 Absatz 38 UStG).

Brauche ich für den Empfang eine Software?

Rechtlich genügt das E-Mail-Postfach. Lesbar wird eine reine XRechnung aber erst mit einem Betrachter. Die FAQ weist auf kostenlose Betrachter und auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal hin.