E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was ab 2027 und 2028 gilt, wer ausgenommen ist — und was der Shop damit zu tun hat

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen, und um Kleinunternehmer ranken sich die meisten Missverständnisse. Die kurze Fassung: Empfangen müssen alle Unternehmer seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft nicht. Alles andere ist Detail — und die Details entscheiden, ob Ihr Shop nächstes Jahr umgebaut werden muss.

Die Fristen im Überblick

Ab wann	Wer	Was
1. Januar 2025	alle inländischen Unternehmer	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz	E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen
1. Januar 2028	alle übrigen Unternehmer	E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen
dauerhaft	Kleinunternehmer nach § 19 UStG	ausgenommen von der Ausstellungspflicht (§ 34a UStDV)

Die Ausstellungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleiben frei — dazu gleich mehr, denn genau hier liegt die Falle für Shops.

Was „Kleinunternehmer” seit 2025 heißt

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 € nicht überschritten haben, und der Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 € nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr gerissen, endet die Kleinunternehmerregelung ab diesem Umsatz sofort — nicht erst im Folgejahr. Ab diesem Moment gelten die normalen Regeln, einschließlich der E-Rechnungspflicht ab 2028 (beziehungsweise 2027 bei entsprechender Größe).

Die Befreiung von der Ausstellungspflicht gilt also nur, solange Sie tatsächlich Kleinunternehmer sind. Wer wächst, muss die E-Rechnung einplanen, bevor die Grenze fällt — nicht danach.

Empfangen: die Pflicht, die alle haben

„Empfangen können” heißt: Ein Lieferant darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD schicken, und Sie können das nicht ablehnen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus. Praktisch brauchen Sie ein Werkzeug, das die XML-Daten liest, denn eine reine XRechnung ist ohne Betrachter nicht lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme (Lexoffice, sevdesk, DATEV) und kostenlose Betrachter tun das. Eine aufbewahrte E-Rechnung muss zudem im Originalformat archiviert werden — der Ausdruck als PDF genügt nicht.

Die Falle für Shops: B2C-Shop, B2B-Kunde

Ein WooCommerce-Shop, der sich an Privatkunden richtet, glaubt sich oft außerhalb der Pflicht. Das stimmt, solange nur Privatkunden bestellen. Sobald eine Firma bestellt und eine Rechnung mit Umsatzsteuer verlangt, ist das ein B2B-Umsatz — und ab 2027 beziehungsweise 2028 muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein, sofern Sie nicht Kleinunternehmer sind. Der Shop muss also erkennen, ob der Käufer Unternehmer ist (USt-ID-Feld, Firmenfeld im Checkout), und für diese Fälle eine strukturierte Rechnung erzeugen statt eines PDFs.

Für Kleinunternehmer gilt das nicht — ihre Rechnung darf ein normales PDF bleiben, auch an Firmenkunden. Steht aber der Wechsel zur Regelbesteuerung an, wird der Shop zum Umbaufall. Wie das in WooCommerce technisch aussieht, steht im Beitrag E-Rechnung in WooCommerce einrichten.

Was Kleinunternehmer jetzt tun sollten

1. Empfang klären: Ein Programm oder Betrachter einrichten, der XRechnung und ZUGFeRD lesen und archivieren kann.
2. Umsatz im Blick behalten: Wer sich der 100.000-Euro-Grenze nähert, plant den Wechsel — inklusive Rechnungsstellung.
3. Rechnungen kennzeichnen: Kleinunternehmer-Rechnungen brauchen den Hinweis auf § 19 UStG, das gilt auch für automatisch erzeugte Shop-Rechnungen.
4. Nicht vorschnell umbauen: Wer dauerhaft Kleinunternehmer bleibt, braucht keine E-Rechnungsausgabe im Shop. Wer wachsen will, baut sie rechtzeitig ein.

Unsere Leistung E-Rechnung für WooCommerce richtet Erkennung von Firmenkunden, ZUGFeRD-Ausgabe und Archivierung ein — für Shops, bei denen der Wechsel ansteht oder schon vollzogen ist. Ob und wann Sie steuerlich betroffen sind, klärt Ihre Steuerberatung; wir liefern die Technik.