Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes im Inland ansässige Unternehmen — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin als Papier oder PDF gestellt werden.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein gescanntes oder gedrucktes PDF ist eine „sonstige Rechnung", auch wenn es per E-Mail kommt. Entscheidend ist, dass die Rechnung maschinell auslesbar und verarbeitbar ist.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — sie dürfen immer eine sonstige Rechnung stellen (§ 34a UStDV). Von der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren, sind sie dagegen nicht befreit.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Ebenfalls nicht erfasst sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Empfänger im Ausland — dort bleibt es vorerst bei den bisherigen Regeln. Für alles andere im inländischen B2B-Geschäft gilt die Staffel.

Was heißt das für einen Onlineshop?

Mehr, als die meisten Shopbetreiber erwarten. Auch ein Shop, der sich an Privatkunden richtet, bekommt regelmäßig Bestellungen von Firmen — spätestens wenn im Bestellformular eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen wird, ist es ein B2B-Umsatz. Die Rechnung dafür muss dann ab dem für Sie geltenden Stichtag eine echte E-Rechnung sein. WooCommerce kann das nicht von Haus aus; es braucht eine Erweiterung, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, und einen Ablauf für die revisionssichere Archivierung.

Kostenloses Werkzeug

E-Rechnungs-Check: Ab wann gilt die Pflicht für mich?

Die E-Rechnungspflicht kommt in zwei Wellen, und die erste ist längst da: Empfangen muss jedes Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Vier Angaben genügen, um Ihren Stichtag fürs Ausstellen zu bestimmen. Läuft komplett in Ihrem Browser, nichts wird übertragen.

Stellen Sie Rechnungen an andere Unternehmen im Inland? Wie hoch war Ihr Vorjahresumsatz? Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Womit erstellen Sie Ihre Rechnungen heute? Wir können E-Rechnungen heute schon entgegennehmen, auslesen und revisionssicher archivieren.

Die beiden Pflichten nicht verwechseln

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Empfangen muss jedes im Inland ansässige Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Größengrenze, auch als Kleinunternehmer, auch wenn Sie selbst nie eine E-Rechnung ausstellen werden. Es genügt technisch ein E-Mail-Postfach, aber Sie müssen die Datei auch lesen und acht Jahre im Originalformat unverändert aufbewahren können (§ 14b UStG).

Ausstellen müssen Sie gestaffelt: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle übrigen. Bis Ende 2026 sind Papier und PDF weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem vorgegebenen Format, in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer E-Mail, und ein eingescanntes Papier erst recht nicht. ZUGFeRD verbindet beides: eine lesbare PDF-Datei, in der die strukturierten Daten eingebettet sind. Für den Empfang heißt das, dass Ihr Rechnungsprogramm oder Ihr Steuerbüro die Datei auslesen können muss; fürs Ausstellen, dass Ihr Rechnungsprogramm das Format erzeugen kann. Die meisten gängigen Programme können das inzwischen, oft muss die Funktion nur eingeschaltet werden.

Was der Check nicht ersetzt

Die Einordnung folgt den vier Angaben, die Sie oben machen. Sonderfälle wie steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen an Empfänger im Ausland bildet sie bewusst nicht ab; dafür ist das Steuerbüro zuständig. Für Onlineshops mit WooCommerce gibt es eine technische Besonderheit: Rechnungen an Geschäftskunden müssen ab dem Stichtag aus dem Shop heraus im richtigen Format kommen. Wie das geht, steht auf der Seite E-Rechnung für WooCommerce.

Hintergrund, Formate und der Sonderfall Onlineshop stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?: Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes im Inland ansässige Unternehmen — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin als Papier oder PDF gestellt werden.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?: Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein gescanntes oder gedrucktes PDF ist eine „sonstige Rechnung", auch wenn es per E-Mail kommt. Entscheidend ist, dass die Rechnung maschinell auslesbar und verarbeitbar ist.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?: Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — sie dürfen immer eine sonstige Rechnung stellen (§ 34a UStDV). Von der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren, sind sie dagegen nicht befreit.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Ebenfalls nicht erfasst sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Empfänger im Ausland — dort bleibt es vorerst bei den bisherigen Regeln. Für alles andere im inländischen B2B-Geschäft gilt die Staffel.
Was heißt das für einen Onlineshop?: Mehr, als die meisten Shopbetreiber erwarten. Auch ein Shop, der sich an Privatkunden richtet, bekommt regelmäßig Bestellungen von Firmen — spätestens wenn im Bestellformular eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen wird, ist es ein B2B-Umsatz. Die Rechnung dafür muss dann ab dem für Sie geltenden Stichtag eine echte E-Rechnung sein. WooCommerce kann das nicht von Haus aus; es braucht eine Erweiterung, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, und einen Ablauf für die revisionssichere Archivierung.